Grudzień w firmach wygląda zawsze podobnie – ktoś nagle przypomina sobie o prezentach dla pracowników i klientów, dostawcy mają już zapełnione grafiki, a wybór kurczy się do tego, co akurat jest dostępne od ręki. Tymczasem cały ten stres da się ominąć, jeśli decyzję podejmie się dużo wcześniej, niż podpowiada intuicja.
Skąd bierze się grudniowy pośpiech
Świąteczne prezenty firmowe rzadko trafiają na listę priorytetów, dopóki nie zbliży się sam grudzień. Problem w tym, że wtedy zaczyna się też sezon wzmożonego ruchu u większości dostawców – od drukarni, przez firmy cateringowe, po producentów gadżetów i słodyczy z personalizacją. Im bliżej świąt, tym krótsze terminy realizacji i tym mniejszy wybór, bo najlepsze sloty produkcyjne są już zajęte przez firmy, które zaczęły wcześniej.
Efekt jest przewidywalny – decyzje podejmowane w pośpiechu, wybór z tego, co zostało, a czasem rezygnacja z personalizacji, na której najbardziej zależało, bo po prostu zabrakło na nią czasu.
Ile czasu naprawdę potrzeba?
Przy prezentach z personalizacją – logo firmy, imię pracownika, indywidualny nadruk – proces zwykle obejmuje kilka etapów: wybór produktu, przygotowanie projektu graficznego, akceptację, produkcję i wysyłkę. Każdy z tych kroków zajmuje czas, a przy większych zamówieniach (dla całego zespołu albo listy klientów) dochodzi jeszcze kwestia logistyki – pakowanie, adresowanie, ewentualna wysyłka na wiele adresów.
Realistyczny bufor czasowy to zwykle kilka do kilkunastu tygodni przed samymi świętami, w zależności od skali zamówienia i stopnia personalizacji. Firmy, które zamawiają setki sztuk z indywidualnym projektem, potrzebują więcej czasu niż te, które wybierają gotowy wzór dla kilkunastoosobowego zespołu.
Prezenty dla pracowników kontra prezenty dla klientów
Warto rozróżnić te dwie kategorie już na starcie planowania, bo rządzą się nieco innymi zasadami. Prezent dla pracownika zwykle ma charakter bardziej osobisty i świąteczny – coś, co kojarzy się z ciepłem tego okresu, niekoniecznie z logo firmy na pierwszym planie. Sprawdzają się tu na przykład krówki świąteczne (https://www.cukrowki.pl/kategoria/krowka-na-swieta/) w okolicznościowych etykietach – słodki, tradycyjny akcent, który nie wymaga tłumaczenia i pasuje do każdego zespołu, niezależnie od branży.
Prezent dla klienta czy kontrahenta częściej pełni też funkcję marketingową. To okazja, żeby przypomnieć o marce w sposób, który nie jest nachalny. Tu dobrze sprawdzają się krówki reklamowe z logo (https://www.cukrowki.pl/kategoria/krowki-reklamowe-z-logo/), które łączą świąteczny gest z rozpoznawalnością marki – firma zostaje w pamięci odbiorcy na dłużej niż standardowy mail z życzeniami.
Co zyskuje firma, planując wcześniej?
Wcześniejsze zamówienie to nie tylko spokój i brak stresu w grudniu. To też realny wybór – możliwość przetestowania produktu przed złożeniem większego zamówienia, czas na wprowadzenie poprawek w projekcie graficznym, a często też lepsze warunki cenowe, bo dostawcy chętniej negocjują poza szczytem sezonowym.
Dodatkowym plusem jest możliwość spokojnego ustalenia budżetu. Kiedy decyzja zapada z wyprzedzeniem, łatwiej rozdzielić środki między różne kategorie – osobno na pracowników, osobno na klientów – zamiast improwizować w oparciu o to, co akurat zostało w budżecie na koniec roku.
Jak zacząć planowanie bez zbędnego stresu
Nie trzeba od razu mieć gotowej listy odbiorców i dokładnej liczby sztuk. Wystarczy zacząć od podstawowych decyzji – jaki rodzaj prezentu pasuje do charakteru firmy, czy potrzebna jest personalizacja z logo, jaki budżet na osobę wchodzi w grę. Reszta, czyli wybór konkretnego dostawcy i finalizacja zamówienia, może poczekać, ale te wstępne ustalenia warto zrobić z odpowiednim zapasem czasu.
Firmy, które traktują świąteczne prezenty jako coś więcej niż formalność do odhaczenia w grudniu, zwykle też zbierają za to najlepsze opinie – zarówno od pracowników, jak i od klientów, którzy doceniają, że ktoś pomyślał o tym z wyprzedzeniem, a nie w ostatniej chwili.
Materiał Partnera
